Als Jean Paul Wijers zijn bedrijf morgen weer opricht, zou hij het nooit Protocolbureau noemen vanwege de associatie van ‘protocol’ met royalty, formaliteit en veel formele regels.

“De waarheid is echter dat protocol vandaag de dag niet altijd te maken heeft met formaliteiten.”

Dit artikel is geschreven door Carla van Elst (vóór het begin van de Coronavirus pandemie) en is oorspronkelijk gepubliceerd op de website van de Nederlandse Vereniging van Eventmanagers, het ‘Genootschap voor Eventmanagers‘ en in het Engels vertaald met de hulp van William Hanson

Wat is protocol dan? Enerzijds is er de ‘regelkant’ van het protocol: de regels die een moment creëren waarop effectief vergaderd kan worden. Aan de andere kant is er de symbolische kant van het protocol: symboliek die een bijeenkomst extra waarde geeft. “Een goede protocolleraar is in staat de tijd stil te zetten, rust te creëren voor authentieke ontmoetingen. En ze zorgen ervoor dat de symbolische waarde van de bijeenkomst wordt verwerkt in de verhaallijn van een evenement.”

Protocol biedt gemoedsrust

Natuurlijk heeft protocol iets met royalty’s te maken. Een Koninklijke aanwezigheid op een evenement is een goede reden om Protocolbureau in te schakelen. Zij regelen bijvoorbeeld alle protocolzaken of zorgen voor het ‘geheime protocol’. Jean Paul Wijers: “Vaak zorgt een organisatie zelf voor de begeleiding en zijn wij er om te zorgen dat alles er omheen goed geregeld is: iedereen is op tijd in de zaal, de juiste stoelen zijn vrij voor de VIP’s. Maar als er iets misgaat – stel dat iemand op de verkeerde plek is – grijpen we in. Als alles perfect gaat, merkt niemand onze constante monitoring.”

“Toen ik met Protocolbureau begon, had ik nooit gedacht dat ik er een bedrijf van zou kunnen maken dat al 25 jaar bestaat”, zegt directeur Jean Paul Wijers. “Wat ik zou willen veranderen, is het beeld dat mensen soms van mij hebben. Ze denken dat ik in een driedelig pak slaap en hier elke ochtend de vlag hijs terwijl ik het volkslied zing! In werkelijkheid ben ik nogal vooruitstrevend en liberaal. Iedereen die mij kent, weet dat ik het niet overdreven formeel maak, allesbehalve!”

Een andere goede reden om Protocolbureau in te schakelen is de aanwezigheid van VIP’s bij een vergadering. Wat te doen bij veel no-shows en op het allerlaatste moment van zitplaats te wisselen? “Veel organisaties denken dat ze dat zelf heel goed kunnen, tot het vreselijk mis gaat.” Uiteraard omvat de dienstverlening van Protocolbureau veel meer dan assistentie bij Royalty- en VIP-ontvangsten. Naast het speciale zitprogramma dat het Protocolbureau heeft ontwikkeld, biedt het bureau protocollaire medewerkers op alle niveaus. Ook kunnen ze je alles vertellen over titels, hoe je een brief aan de Koning schrijft of hoe je een toespraak begint. “We bieden een full-service product en gaan echt tot het uiterste voor onze klanten. Maar ons belangrijkste verkoopargument is gemoedsrust. Wij zijn de garantie dat het allemaal goed komt – meer dan goed!”

Eén van de belangrijke trends in de evenementenbranche – nu en in de toekomst – is dat we niet langer in totale stress door het drukke verkeer ergens naartoe willen haasten. Om daar te komen, in een overvolle kamer, met luide muziek, waar je met niemand kunt praten of om erachter te komen dat er niemand interessant is die je zou willen ontmoeten.

Protocol om mensen bij elkaar te brengen

Protocolbureau is opgericht in 1996, kort nadat Jean Paul Wijers afstudeerde aan de Hotelschool Den Haag. “Het verbaasde me destijds dat protocol op de Hotelschool geen vak was. Mensen dachten dat protocol niets met gastvrijheid te maken had, terwijl ik het als een prachtig hulpmiddel zag om in de hectiek van een vergadering de juiste mensen bij elkaar te brengen. Een vernieuwend en vooruitstrevend idee, dat ik als student al had en dat nog steeds de basis is voor wat we doen bij Protocolbureau.” Helaas is de mening van mensen over protocol de afgelopen jaren behoorlijk veranderd en is de anti-protocol houding prominenter geworden. “Je moet je afvragen: wat is protocol onder die omstandigheden nog waard? Dat wilden we benadrukken. Dat was vanaf het begin altijd de bedoeling, maar nu werden we gedwongen om een goed antwoord te geven op die uitdaging.” Het antwoord is dat de tijd van onnodige formaliteiten en ‘protocolfetisjisten’ echt voorbij is. Maar dat protocol is tegelijkertijd relevanter dan ooit, wat alles te maken heeft met de hectiek van nu. “Een van de belangrijke trends in de eventbusiness – nu en in de toekomst – is dat we niet langer in alle stress door het drukke verkeer ergens naartoe willen haasten. Om daar te komen, in een overvolle kamer, met luide muziek, waar je met niemand kunt praten of om erachter te komen dat er niemand interessant is die je zou willen ontmoeten. Daarom vind ik het werk van protocollaire medewerkers erg belangrijk en zal het nog belangrijker worden.”

Dit is een tijd waarin veel mensen zich zorgen maken. Over waar we naartoe gaan, over de teloorgang van normen en waarden. Protocol heeft echt iets te bieden, want het geeft betekenis.

Een persoonlijk gevecht

Jean Paul Wijers omschrijft de veranderende opvattingen over protocollen en de gevolgen daarvan als “een van de moeilijkste dingen waar ik de afgelopen jaren mee te maken heb gehad”. Hij moest op twee fronten een persoonlijke strijd voeren. Ten eerste tegen hardcore protocolfetisjisten die hem afwezen als onprofessioneel en iemand die het niet begrijpt. Anderzijds aan de mensen die geen verschil zagen tussen hem en de protocolfetisjisten, die dus geen oog hadden voor zijn nieuwe visie op het meer klassieke protocol. Waar het, zoals gezegd, om de regels gaat die ruimte scheppen voor authentiek vergaderen en aandacht voor de symboliek van vergaderen, maar ook om de toegevoegde waarde van protocol in onze tijd. “Dit is een tijd waarin veel mensen zich zorgen maken. Over waar we naartoe gaan, over de teloorgang van normen en waarden. Protocol heeft echt iets te bieden, want het geeft betekenis. Veel mensen noemen zingeving een van de belangrijkste dingen in hun leven. Dat was en is nog steeds een van mijn drijfveren. Ik heb altijd een afkeer gehad van het nietszeggende, materialistische, hoogdravende protocol, dat vooral gebaseerd was op ego en macht. Ik heb lang gezocht naar een zuiverdere invulling ervan en heb die uiteindelijk gevonden in ‘betekenis geven’. Ik heb dit visioen sinds mijn studententijd, maar voordat ik dit verhaal kon vertellen, was het twintig jaar later. ”

Constant bezig met innovatie

De ontwikkelingen van de afgelopen jaren zijn er de oorzaak van dat ‘vernieuwing’ inmiddels een belangrijk bedrijfskenmerk is van Protocolbureau. “In een branche waar per definitie niemand met innovatie bezig is, ben ik constant bezig met innovatie. We spreken vaak van ‘modern’ protocol, maar er is geen nieuw protocol, het is nog steeds hetzelfde. Alleen de toepassing ervan is anders, waarbij context en met name de relationele aspecten leidend zijn. Je maakt een vertaalslag van de context naar het protocol, dat kan dus altijd net iets anders zijn. Protocolfetisjisten doen dat niet, die passen gewoon elke keer dezelfde regels toe. Maar je ziet onze koning Willem-Alexander het wel doen, kijkend naar het grote geheel, en je afvragen: waarom doen we dit en welke protocolregel helpt mij daarbij?”

De hang naar innovatie leidde bijvoorbeeld tot de oprichting van een tweede bedrijf in 2009: het Instituut voor Strategisch Relatiebeheer (ISRM). Hiermee werd voor eens en voor altijd duidelijk dat protocol het middel is en het opbouwen van sterke relaties het doel. Sinds de oprichting geeft ISRM trainingen, advies en postdoctorale cursussen en publiceert het boeken over dit onderwerp.

Een tweede regisseur

Veel eventmanagers kennen Protocolbureau vooral van de tientallen bodes die ze tegenkomen op het INSPIRE-event [het jaarlijkse netwerkevenement van het Genootschap voor Eventmanagers] of inhuren voor hun eigen events. Jean Paul Wijers is voor een groot deel het ‘gezicht’ van het bedrijf. Dit is aan het veranderen. Met de aanstelling in oktober 2019 van Bengt-Arne Hulleman, voormalig hoofd protocol bij het Internationaal Strafhof, kreeg het Protocolbureau een tweekoppige leiding. “Daarvoor was ik de enige die verantwoordelijk was voor het management. Dat maakt je als bedrijf kwetsbaar en het is ook lastig groeien. Daarom heb ik bij het opzetten van de ISRM meteen mijn aanpak gewijzigd. Dat kan zonder mij, het bedrijf – met 20 tot 30 parttime docenten – is veel meer gestandaardiseerd.” Bengt-Arne Hulleman gaat ook bijdragen aan de protocoltraining die het Protocolbureau verzorgt, in binnen- en buitenland. “Ik heb ooit gedacht aan een tweede locatie in Brussel, maar dat vind ik niet meer nodig. Brussel is voor ons al een vaste markt geworden, we geven er twee keer per jaar een meerdaagse training. Gelukkig boekt Protocolbureau succes in het buitenland, zo geven we ook trainingen in Doha, Tallinn, Frankfurt en Windhoek. Het is grappig om te bedenken dat dat succes ook voortkomt uit het feit dat we in Nederland gedwongen werden na te denken over het nut van protocol!”

Evenement = mensen ontmoeten

Jean Paul Wijers wijst erop dat in de evenementenbranche evenementen nu vooral worden gezien als live communicatie. Hij vraagt zich af of daarmee het relationele aspect van een gebeurtenis niet te weinig aandacht krijgt. “Ik zie het evenement als een ontmoeting tussen mensen. Dat staat verreweg op nummer 1. Natuurlijk moet er altijd inhoudelijk gecommuniceerd worden, maar uit onderzoek blijkt dat mensen de communicatieve boodschap vaak binnen twee weken vergeten, terwijl ze zich jarenlang herinneren wie ze hebben ontmoet.”