Der Wert des Protokoll für der Kultursektor; Protokoll ist die Grundlage für ein professionelles Beziehungsmanagement

Auf Einladung von Herrn Paul Spies, Vorstand und Direktor des Stadtmuseums Berlin und Chef-Kurator des Landes Berlin im Humboldt Forum, sprach Herrn Jean Paul Wijers, Geschäftsführer des Protocolbureau B.V., am 1. April dieses Jahres über der Wert des Protokoll für der Kultursektor. Der folgende Text ist eine Zusammenfassung der Rede von Jean Paul. 

Dieser Text in Niederländisch/ Deze tekst in het Nederlands

 

“Herzlichen Dank, dass Sie mich eingeladen haben, heute hier zu sprechen. Es ist mir eine große Ehre, hier zu sein. Ich spreche über meine Expertise in Sachen Protokoll und seinem Wert für Sie, für der Kultursektor. Viele Menschen denken bei einem Protokoll an die Monarchie oder Etikette, aber das Protokoll ist die Grundlage für ein professionelles Beziehungsmanagement. Es trägt zur Entwicklung eines soliden und gegenseitigen Netzwerks bei und hilft außerdem dabei, höhere Renditen zu erzielen, z.B. bei Ausstellungseröffnungen. Ein Protokoll stellt sicher, dass Sie Ihre knappe Zeit mit den richtigen Leuten verbringen.

Zuerst möchte ich mich vorstellen. Ich bin Jean Paul Wijers, Gründer und Geschäftsführer des Protocolbureau B.V., einem Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, das ich während meiner Studienzeit an der Hotelschool The Hague in Den Haag gegründet habe. Unsere erste Aufgabe war die Verleihung des Franklin D. Roosevelt Four Freedoms Awards im Jahr 1996 an seine Majestät, dem König Spaniens. Wir wurden auf diese Aufgabe mit einem Vortrag über das Protokoll durch den damaligen Zeremonienmeister der Königin Beatrix, Gilbert Monod de Froideville, vorbereitet. Später wurde Gilbert für alle Königlichen Hochzeiten, Staatsbegräbnisse und Königlichen Taufen verantwortlich, für die er uns um Unterstützung bat. Diese einzigartige Erfahrung machte das Protocolbureau zum Protokollexperten der Niederlande

Alles begann während meiner Studienzeit, in der wir hauptsächlich als Platzanweiser (Hosts) den Ablauf und Empfang von Veranstaltungen unterstützten. Nach der Königlichen Hochzeit wurden wir nicht mehr nur um die Unterstützung bei der Ausführung, sondern auch bei der Vorbereitung gebeten. In den letzten Jahren haben wir zahlreiche offizielle Veranstaltungen mit Würdenträgern, Preisverleihungen, Modeschauen, Business Networking-Treffen und Veranstaltungen für den Kultursektor organisiert.

Von Anfang an haben wir auch Schulungen angeboten; das erste Trainingsprogramm, das wir entwickelt haben, war für unsere eigenen Platzanweiserinnen und Platzanweiser (Hosts). Ein Programm, das unter anderem die “Grooming Session” umfasst, in der wir unseren jungen Protokollmitarbeiterinnen und Mittarbeiter beibringen, sich zu rasieren, zurechtzumachen oder ein Hemd zu bügeln. Und das ist auch dringend nötig, kann ich euch verraten haha.

Wir bilden Fachleute aus. In den Niederlanden sind wir das Institut für die niederländischsprachige Protokollausbildung, und in Brüssel besuchen Menschen aus der ganzen Welt unsere englischsprachigen Kurse. Außerdem bilden wir auch im Ausland aus, zuletzt in Katar, auf der Karibikinsel St. Martin und in der estnischen Hauptstadt Tallinn. Unsere Dozenten haben mehrere Bücher veröffentlicht und mit einer Reihe anderer Autoren habe ich kürzlich das Buch “Managing Authentic Relationships” veröffentlicht, in dem auch Paul Spies einen wunderbaren Beitrag geschrieben hat.

Paul Spies sprach zu Beginn unserer Ausbildung vor einigen Jahren über strategisches Beziehungsmanagement. Dort gab er einen großartigen Vortrag über den Wert des Protokolls im 17. Jahrhundert und in unserer Zeit. Daraufhin fragte ich ihn, ob er einen Beitrag in dem Buch veröffentlichen wolle. Was Paul so wertvoll macht, ist, dass er als Außenstehender eine einzigartige Perspektive für Protokollexperten bietet. Seine Forschungen über das Hofleben von William und Mary, König und Königin von Großbritannien und Irland, und später über die erfolgreichen und mächtigen Geschäftsleute von Amsterdam im 17. Jahrhundert gaben einen großartigen Einblick in den wahren Wert des Protokolls. Ein Thema, mit dem ich mich heutzutage beschäftige und zu dem ich mich weitgehend von Paul habe inspirieren lassen.

Protokoll; was ist das?

Ich zeige Ihnen jetzt einen Ausschnitt aus dem Film “Marie Antoinette”, der letzten Königin Frankreichs, und zwar das Morgen-Ritual. Und die größte Ehre bei diesem Ritual ist es, der Königin das Gewand zu reichen, eine Ehre, die dem Ranghöchsten gebührt. Aber wer ist der höchste im Rang?

Ich glaube nicht, dass der Bundespräsident oder irgendein anderes Staatsoberhaupt noch auf diese Weise geweckt wird. Dieses Protokoll existiert nicht mehr, und das ist auch gut so. Aber der Ausschnitt enthält ein Beispiel für den Wert des Protokolls; Klarheit (darüber, wer die Ehre hat, das Kleidungsstück zu übergeben) verhindert Ärger. Die erste Dame ist wahrscheinlich eine entfernte Verwandte, die zweite ist die Frau des Bruders des Königs und die dritte und letzte ist die Schwester des Königs. Letztere ist dem Staatsoberhaupt am nächsten und damit die Höchste im Rang.

Moderne Beispiele für das gleiche Protokoll sind die Eröffnungen der Olympischen Spiele, bei denen entschieden werden muss, welches Land als erstes und welches als letztes die Bühne betreten darf. Das Protokoll ist klar und objektiv; wir beginnen mit dem Gastland, möglicherweise gefolgt vom vorherigen und/oder nächsten Gastland, woraufhin die übrigen Länder in alphabetischer Reihenfolge erscheinen.

Warum also tauchen die Länder jedes Mal doch wieder in unterschiedlicher Reihenfolge auf? Das kommt daher, dass es üblich ist, den Namen des Landes in der Sprache des Gastlandes zu verwenden. Bei uns in den Niederlanden heißt Deutschland Duitsland, wohingegen Deutschland in Frankreich Allemagne heißt und somit viel früher an der Reihe ist.

Weitere Beispiele sind die Eröffnungen, die im Kultursektor organisiert werden; Wen laden Sie ein und wen nicht? Wen begrüßen Sie persönlich und wen nicht? Für wen reservieren Sie einen Platz in der ersten Reihe und für wen nicht? Wer wird als Erster herumgeführt und wer kann noch warten? Objektiv getroffene Entscheidungen sind eindeutig und verhindern lange Gesichter. Das macht das Protokoll zu etwas Zeitlosem, denn es ist die objektive Steuerung der persönlichen Aufmerksamkeit.

Das können Sie zum Beispiel im Buckingham Palace beobachten. Die ganze Aufmerksamkeit der Presse gilt in der Regel einzig den beiden Staatschefs am Kopf des Tisches, aber jeder Platz am Tisch ist gut durchdacht, damit die richtigen Leute zusammen sitzen und die richtigen Begegnungen stattfinden. Damit der größte Nutzen erzielt wird. Je näher man dem Staatsoberhaupt kommt, desto wichtiger wird man betrachtet.

Bei Banken wird die persönliche Betreuung nach Umsatz und Gewinn aufgeteilt. Privatkunden werden nicht persönlich betreut und wickeln ihre Geschäfte vornehmlich über das Internet ab. Private Vermögensverwaltungs-Kunden erhalten eine unbegrenzte persönliche Betreuung; Account-Manager sind sogar am Samstagabend erreichbar.

Ein weiteres Beispiel ist die Marke Louis Vuitton, die meiner Meinung nach nicht nur im Herstellen von Taschen gut ist, sondern auch mindestens genauso viel über persönliche Aufmerksamkeit weiß. Deshalb sind die Geschäfte so groß, dass es genug Platz gibt, um jedem einzelnen Kunden genügend Aufmerksamkeit zu schenken. Es steht sogar immer jemand an der Tür, der Sie persönlich begrüßt.

Eine Organisation im Kulturbereich könnte ohne die Zusammenarbeit so vieler Menschen nicht bestehen. Auch hier ist es wichtig Ihre Aufmerksamkeit richtig zu steuern denn dass sich die richtigen Personen untereinander kennen ist entscheidend für den Erfolg.

Warum sind Beziehungen so wichtig?

Der ehemalige Generalsekretär der Ernährungs- und Landwirtschaftsorganisation der Vereinten Nationen, der Norweger Jan Egeland, Four Freedoms Awards Laureat im Jahr 2008, sagte, dass die Entwicklungszusammenarbeit eine größere Erfolgschance hat, wenn erst das richtige Netzwerk aufgebaut wird.

Auch hier zeigt sich die Bedeutung von Beziehungen. Dies ist eines der, wahrscheinlich sogar das berühmteste niederländischen Gemälde, die Nachtwache von Rembrandt van Rijn. Heutzutage beschäftigen wir uns hauptsächlich mit dem künstlerischen Wert dieses Gemäldes, damals allerdings wurden diese Art von Porträts von Gilden in Auftrag gegeben. Gilden waren kleine geschlossene Netzwerke, in denen Menschen auf der Grundlage gegenseitigem Vertrauens zusammenarbeiteten. Es war schwer, einer Gilde beizutreten, aber wenn man einmal Mitglied war, gehörte man dazu. Und um zu zeigen, wer Mitglied war, wurden solche Gemälde gemacht. Eigentlich kann man dies als eine Art LinkedIn oder Xing des 17. Jahrhunderts betrachten.

Rembrandt war jedoch vor allem gegen Ende seines Lebens nicht mehr ganz so erfolgreich, und er wurde zunehmend als Enfant terrible angesehen. Die Gilde war bestimmt nicht zufrieden mit diesem Bild, denn für LinkedIn war es nicht gut genug. Viele der Mitglieder sind darauf nicht gut getroffen, und viele sind schwer zu erkennen. Die Gilde lehnte dieses Bild ab und ein anderer Maler wurde beauftragt, ein neues Gemälde zu entwerfen.

Das Protokoll spielt daher eine wichtige Rolle beim Aufbau von Beziehungen und diese Visualisierung soll dies weiter erläutern. Neben der eher logistischen Seite des Protokolls oder der Regeln, die ich gerade erwähnt habe, hat das Protokoll auch einen symbolischen Wert.

Die symbolische Seite sorgt für die Wiedererkennbarkeit und damit die Geschichte, mit der wir uns identifizieren können. Die Regeln des Protokolls sorgen für Berechenbarkeit und Ruhe. Und schaffen dadurch eine Gemeinschaft. Nur wenn beide Seiten richtig angewendet werden, führt dies zu Vertrauen, Verbindung und Bestätigung der guten Beziehung.

Um noch einen Schritt weiter zu gehen: Die Herausforderung besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Modernität und Tradition herzustellen. Zu viele Regeln machen ein Treffen zu starr und formell, zu wenige Regeln hingegen produzieren Chaos. Zu viel Symbolik macht das Ganze lächerlich, aber wenn es zu wenig Symbolik gibt, verlieren wir die Verbindung zum Thema.

Ein gutes Beispiel ist die Königliche Hochzeit von Prinz Harry mit Meghan Markle. Die New York Times schrieb über diese Hochzeit: “an extraordinary ceremony with strong elements of African-American culture, which showed the couple’s determination to bring Britain’s royal family into the modern world. In a time of tribalism and separation, it was a clear move toward an integrated future from the oldest of houses”. Nur kleine, aber gut ausbalancierte Änderungen im Protokoll führten zu einer sehr erfolgreichen Hochzeit: Prinz Harry ist heute beliebter als sein Bruder.

Keine Zusammenarbeit ohne Beziehungen

Beziehungen sind der Schlüssel zum Erfolg. Beziehungen und die Art und Weise des Zusammenarbeitens bestimmen maßgeblich den Erfolg einer Zusammenarbeit. Beziehungen:

• Verbreiten Sie Ihren guten Ruf.
• Seien Sie bereit, sich anderen vorzustellen.
• Beschaffen Sie sich Insiderinformationen.
• Bieten Sie Schutz und Beratung an.

Daher ist es in einer Organisation im Kulturbereich, die so abhängig von Beziehungen ist, wichtig, genau zu verstehen, was Beziehungen sind. Der Aufbau eines Beziehungsnetzwerks ist aber komplex. Gute Beziehungen sind persönlich, brauchen Aufmerksamkeit und Empathie, sind wechselseitig, haben ein gemeinsames Ziel und basieren auf Vertrauen.

Lassen Sie mich über Vertrauen sprechen. Vertrauen ist in der Zusammenarbeit entscheidend. Daher ist es wichtig zu verstehen, was Vertrauen ist. In unserem Buch beschreiben wir die beiden Seiten des Vertrauens: moralisches Vertrauen und zweckmäßiges Vertrauen.

Lassen Sie mich als Beispiel eine Bank nehmen. Die meisten von uns vertrauen darauf, dass die Banken unser Geld bewahren und es nicht verlieren. Das ist zweckmäßiges Vertrauen. Vertrauen wir allerdings den Mitarbeitern der Bank, dass sie wirklich für uns da sind, sprechen wir über moralisches Vertrauen. Um echte Beziehungen aufzubauen, braucht man moralisches und zweckmäßiges Vertrauen.

Was bedeutet dies in der Praxis; der Wert des Protokoll für der Kultursektor

Sich zu treffen mit Menschen mit denen wir in Beziehungen stehen ist entscheidend für den Erhalt und den Aufbau eines Netzwerks. Der Organisator dieser Treffen ist daher in erster Linie dazu da, das Beziehungsziel zu unterstützen. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass die meisten Netzwerktreffen nicht genügend Gelegenheit zur Begegnung bieten. Der größte Teil des Budgets wird für das, was auf der Bühne passiert, sowie für Essen und Trinken ausgegeben.

Den folgenden Aspekten wird zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt: Wen man einlädt. Wie man sicherstellt, dass die eingeladenen Personen tatsächlich kommen. Und wenn sie kommen, dass man sie auch tatsächlich trifft.

Anzeichen für ineffektive Netzwerktreffen sind: Geringe Beteiligung, zu volle Räume, viel zu lange Programme, zu laute Musik, Gäste, die sich nicht für einander interessieren, Mitarbeiter, die es vorziehen, untereinander zu bleiben statt mit den Kunden zu sprechen oder Ergebnisse, die nicht gemessen werden. Dies wird oft durch unzureichende Aufmerksamkeit für das Beziehungsmanagement innerhalb der Organisation verursacht:

• Wurde die gesamte Strategie der Organisation in eine Netzwerkstrategie umgesetzt?
• Sind die Stakeholder ausreichend im Bild? Besteht das Stakeholder-Management aus einer Liste von Namen oder kennen wir die Möglichkeiten und Unmöglichkeiten gut genug?
• Konzentrieren wir uns auf die richtigen Leute? Nutzen wir unsere knappe Zeit optimal?
• Wer ist intern für die Netzwerk-Verwaltung verantwortlich?
• Wie messen wir die Ergebnisse?
• Wie stellen wir sicher dass unsere wichtigsten Netzwerker über eine starke Netzwerkkompetenz verfügen?
• Und wie organisieren wir effektive Netzwerktreffen mit messbaren Ergebnissen?

Beim Protokoll geht es um letzteres: effektive Netzwerktreffen mit messbaren Ergebnissen. Und dieser Teil besteht aus 6 Elementen:

1. Entwicklung eines effektiven Programms.
2. Wen Sie einladen müssen (Gästeliste).
3. Wie man dafür sorgt, dass die richtigen Leute kommen (Einladung).
4. Unterstützung der Netzwerker.
5. Begegnungen in die Wege leiten.
6. Ergebnisse messen.

Ein Beispiel eines Netzwerktreffen; Wer kennt nicht den Film “Der Teufel trägt Prada”? In diesem Film spielt Meryl Streep die Chefredakteurin des sehr einflussreichen Modemagazins Runway und dieser Ausschnitt spielt in Paris, wo Runway einen Empfang für die wichtigsten Beziehungen gibt. Natürlich geht es hier darum, Aufmerksamkeit zu schenken; aber schauen wir uns zuerst den Ausschnitt an.

Dieser Ausschnitt zeigt deutlich, wie es funktioniert. Er zeigt das Paradoxon im Beziehungsmanagement. Denn auf der einen Seite dreht sich alles um Arbeit und um Geschäfte. Aber andererseits funktioniert es nicht, wenn man nicht aufrichtig, authentisch und ehrlich ist.

Das erkennt man bei diesen Treffen, bei dem sie fragt: “Hast du meine Nachricht bekommen?” Und der Mann antwortet etwas verärgert, sodass sie sofort schreit: “Keine Geschäfte heute Abend.” Die Chefredakteurin ist zweifellos eine brillante Netzwerkerin und sie versteht, dass man bei einem solchen Treffen nicht über Geschäfte reden sollte, aber die Nachricht ist anscheinend so wichtig, dass sie die Frage doch stellt. Damit verstößt sie bewusst gegen die Spielregeln.

Als Netzwerker oder Organisator von Netzwerktreffen ist es wichtig, dieses Paradoxon zu verstehen.

Das zweite Treffen ist auch deshalb bemerkenswert, weil der Botschafter der Wichtigere von beiden ist, und man ihn deshalb protokollarisch zuerst begrüßen müsste. Doch sie begrüßt zuerst Rebecca. Warum ist das so? Indem sie Rebecca die ganze Aufmerksamkeit schenkt, sie ist wahrscheinlich die x-te Mätresse des Botschafters und bekommt von niemandem Aufmerksamkeit, fühlt der Botschafter sich geehrt. Die Verletzung des Protokolls ist also nur ein Weg, um das Ziel zu erreichen.

Lassen Sie uns kurz auf die 6 Elemente eines effektiven Netzwerktreffens eingehen. 

1. Die Entwicklung eines effektiven Programms besteht im Wesentlichen aus 2 Fragen:

• Können sich die Leute begegnen? Bietet das Programm Raum und Zeit für die Begegnung bei der Ankunft, in den Pausen und danach?
• Und treffen sich die richtigen Leute? Werden bestimmte Begegnungen informell geführt?

2. Wen Sie einladen müssen (Gästeliste)

Wir klassifizieren die Gästeliste immer wie folgt:

• Diejenigen, die sich glücklich schätzen können, kommen zu dürfen.
• Und diejenigen, von denen wir froh sein können, wenn sie sich die Ehre geben, zu kommen.

Es ist wichtig, die letztgenannte Gruppe gut zu erkennen, denn vielleicht möchten Sie mehr für diese Gruppe tun: eine Einladung früher senden oder einen persönlicheren Ansatz wählen

Eine weitere Möglichkeit, die Gästeliste anzugehen, ist diese:

• Aktuelle Beziehungen.
• Potenzielle Beziehungen.
• Influencers.

Laden Sie nicht nur bestehende, sondern auch potenzielle Beziehungen ein. Wenn ein Sponsor das Sponsoring einstellt, sollte der nächste Sponsor schon Teil Ihres Netzwerks sein. Viele Unternehmen beginnen erst dann, das Netzwerk einzubinden, wenn es notwendig ist. Das ist allerdings zu spät.

Influencers sind diejenigen, die für eine hohe Beteiligung sorgen und die die Attraktivität des Treffens als Netzwerkmöglichkeit sicherstellen. Studien belegen, dass, wenn die Beziehungen in die Lage versetzt werden, sich gut miteinander zu vernetzen, der Organisator selbst letztendlich davon profitiert.

3. Wie man sicherstellt, dass die richtigen Leute kommen (Einladung)

Was ist der Zweck einer Einladung? Erreichen einer hohen und gewünschten Beteiligung. Also gilt:

• Je persönlicher, desto besser.
• Wer wird sonst noch kommen?
• Vollständigkeit.
• Je weniger Zeit, desto besser?

4. Unterstützung der Netzwerker

Womit haben Netzwerker, wie die Erfahrung zeigt, die meisten Probleme?

• Die Menschen mit denen Sie in Beziehung treten möchten bei großen Veranstaltungen zu finden.
• Ein Gespräch zu beginnen oder zu beenden.
• Kollegen vor zu stellen.
• Gesprächsthemen.

5. Bei den Begegnungen Regie führen

Ein Beispiel dafür haben wir bereits im Film “Der Teufel trägt Prada” gesehen, aber andere Beispiele sind Menschen geschickt zu platzieren, den Raum in mehrere kleineren Räume aufzuteilen oder Menschen nach der Ankunft buchstäblich zu einem der Mitarbeiter zu bringen. Dies ist eine Unterstützung, die wir oft mit unseren Platzanweisern (Hosts) für Organisationen wie das Stadtmuseum leisten.

6. Ergebnisse messen

Und schließlich die Messung der Ergebnisse, was wir bei Veranstaltungen immer tun, indem wir zuerst die Gäste nach ihrer Meinung fragen, und schließlich die Netzwerker fragen, mit wem sie gesprochen haben. Und das liefert immer eine Fülle von Informationen über die Veranstaltung, aber auch über die Organisation im Allgemeinen. Durch diese Art von Auswertungen wissen wir, dass Veranstaltungen immer Ergebnisse liefern. Oft liegt das Problem nicht in der Veranstaltung, sondern in der Nachbereitung.

Damit sind wir am Ende meines Vortrags angelangt. Meine Damen und Herren, das war’s. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.